Η τεχνική γραφή είναι η επικοινωνία για τεχνικούς και επαγγελματικούς τομείς. Η Εταιρεία Τεχνικής Επικοινωνίας (STC) ορίζει την τεχνική γραφή ως οποιαδήποτε μορφή επικοινωνίας που είναι:
- επικοινωνία για τεχνικά ή εξειδικευμένα θέματα, όπως εφαρμογές ηλεκτρονικών υπολογιστών, ιατρικές διαδικασίες ή περιβαλλοντικοί κανονισμοί- ή
- παροχή οδηγιών για το πώς να κάνετε κάτι, ανεξάρτητα από την τεχνική φύση της εργασίας.
Το ακροατήριο αποτελεί ζωτικό μέρος της συγγραφής. Αν, ας πούμε, γράφετε ιατρικές οδηγίες για να βοηθήσετε ασθενείς και φροντιστές, η συγγραφή μπορεί να απευθύνεται σε γιατρούς και νοσηλευτές, σε λαϊκούς με καλή γενική μόρφωση ή σε άτομα με χαμηλή μόρφωση. Η γραφή θα ήταν αρκετά διαφορετική σε κάθε περίπτωση. Παραδείγματος χάριν:
"Προσαρμόστε το επίπεδο της τεχνικής συζήτησης και της τυπικότητας στον επιδιωκόμενο σκοπό και το ακροατήριο. Για το κοινό, λάβετε υπόψη την εκπαίδευση, την επαγγελματική εμπειρία, το επίπεδο ανάγνωσης και τα κίνητρα. Χρησιμοποιήστε σαφή και απλή διατύπωση για να κάνετε τα γραπτά προσιτά σε αναγνώστες για τους οποίους τα αγγλικά δεν είναι η πρώτη τους γλώσσα".
Η τεχνική γραφή επικοινωνεί τόσο οπτικά όσο και προφορικά. Μια επικοινωνία πρέπει να ακολουθεί μια συνολική λογική. Μια προσέγγιση είναι η περιγραφική, όπως "Τα μέρη ενός κινητήρα αυτοκινήτου". Μια άλλη είναι η προσέγγιση επίλυσης προβλημάτων: "Πώς να αλλάξετε ελαστικά". Οι πρακτικές εγκυκλοπαίδειες συνήθως ενημερώνουν και διαθέτουν ενότητες για το πώς να το κάνετε. Οι ιατρικές εγκυκλοπαίδειες είναι ένα καλό παράδειγμα. Μια ιατρική εγκυκλοπαίδεια παρέχει πληροφορίες στους αναγνώστες για θέματα υγείας.
Οι άνθρωποι πάντα χρειάζονταν οδηγούς για το πώς να μάθουν, οι οποίοι εμφανίζονταν σε χειρόγραφα πριν από την άφιξη της τυπογραφίας.